宏的具体功能如下：
◆ 显示和隐藏工具栏。
◆ 打开和关闭表、查询、窗体和报表。
◆ 执行报表的预览和打印操作以及报表中数据的发送。
◆ 设置窗体或报表中控件的值。
◆ 设置Access工作区中任意窗口的大小，并执行窗口移动、缩小、放大和保存等操作。
◆ 执行查询操作，以及数据的过滤、查找。
◆ 为数据库设置一系列的操作，简化工作。
创建AutoKeys宏
Autokeys宏通过按下指定给宏的一个键或一个键序触发。为AutoKeys宏设置的键击顺序称为宏的名字。例如：名为F5的宏将在按下F5键时运行。
命名AutoKeys宏时，使用符号“^”表达Ctrl键。下表列出了可用来运行AutoKeys宏的组合键的类型：
语法 说明 示例
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^number Ctrl+任一数字 ^3
F* 任一功能键 F5
^F* Ctrl+任一功能键 ^F5
+F* Shift+任一功能键 ↑F5
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创建AutoKeys宏时，必须定义宏将执行的操作，如打开一个对象，最大化一个窗口或显示一条消息。另外还需要提供操作参数，宏在运行时需要这种参数，如要打开的数据库对象、要最大化的窗口或要在对话框中显示的消息的名称。
下面举例说明：
◆ 新建宏，显示宏名列，在宏名列中输入宏名“^1”，在操作列中选择操作。
◆ 选择操作OpenForm，设置相应的参数。
◆ 用同样的方法建立其它三个宏。
◆ 以AutoKeys为宏保存宏组。
这时只需按下Ctrl+1就会打开【供应商】窗体，Ctrl+2最大化该窗体，Ctrl+3最小化该窗体，Ctrl+4关闭该窗体。
直接运行宏
如果希望直接运行宏，通过双击宏名、通过【工具】【宏】|【运行宏】、通过单击工具栏上的【执行】按钮等操作，可以直接运行宏。
在宏组中运行宏
要把宏作为窗体或报表中的事件属性设置，或作为RunMacro(运行宏)操作中的Macro Name(宏名)说明，可以用如下格式指定宏：[宏组名.宏名]
从其他宏或VB程序中运行宏
如果要从其他的宏或VB过程中运行宏，请将RunMacro操作添加到相应的宏或过程中。
如果要将RunMacro操作添加到宏中，在宏的设计视图中，请在空白操作行选择RunMacro选项，并且将MacroName参数设置为相应的宏名即可。
如果要将RunMacro操作添加到VB过程中，请在过程中添加DoCmd对象的RunMacro方法，然后指定要运行的宏名即可。如语句：DoCmd.RunMacro “My Macro”。
下面看一下RunMacro操作。在下列三种情况下使用这个操作：
◆ 从另一个宏运行宏。
◆ 执行基于某个条件的宏。
◆ 将宏附加到一个自定义的菜单命令上。
RunMacro操作的参数如下：
操作参数 描述
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宏名 执行的宏的名称
重复次数 宏执行的最大次数。空白为一次
重复表达式 表达式结果为True(-1)或False(0)。如果为假，则宏停止运行。
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如果用户在【宏名】参数中设置宏组名，则会运行组中第一个宏。
从控件中运行宏
如果希望从窗体、报表或控件中运行宏，只需单击设计视图中的相应控件，在相应的属性对话框中选择【事件】选项卡的对应事件，然后在下拉列表框中选择当前数据库中的相应宏。这样在事件发生时，就会自动执行所设定的宏。
例如建立一个宏，执行操作“Quit”，将某一窗体中的命令按钮的单击事件设置为执行这个宏，则当在窗体中点击按钮时，将退出Access。
在菜单或工具栏中运行宏
可以将宏添加到菜单或工具栏中，从而在菜单或工具栏中运行宏。首先选择【视图】|【工具栏】|【自定义】命令，Access2003弹出一个【自定义】对话框。将其图标直接拖动到菜单或工具栏中即可。单击该宏的图标即可运行宏。
创建条件宏
条件宏是满足一定条件后才运行宏。利用条件宏可以显示一些信息，如雇员输入了订单却忘记了输入雇员号，则可利用宏来提醒雇员输入遗漏的信息。或者进行数据的有效性检查。
要创建条件宏，需要向【宏】窗口添加【条件】列，单击【宏设计】工具栏上的【条件】按钮，并输入使条件起作用的宏的规则即可。如果设置的条件为真，宏就运行。如果设置的条件为假，就转到下一个操作。
下面举例说明：
◆ 新建宏，显示条件列，输入条件。选择操作和参数。
◆ 以名MoreThan1000保存宏，并关闭之。
◆ 在设计窗口打开“雇员销售明细金额窗体”，并在金额控件的属性中设置事件。